Maasgroep 18 volgt het privacybeleid van Scouting Nederland en gebruikt het ledenadministratie systeem Scouts Online voor het beheren van persoonsgegevens. Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy

De overige onderdelen van ons privacybeleid hebben betrekking op persoonlijk identificeerbare informatie die Maasgroep 18 verwerkt buiten Scouts Online.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het online inschrijfformulier nieuwe leden.  Na inschrijven:

• registeren we de gegevens in Scouts Online
• registreert de penningmeester het bankrekening nummer in de incasso administratie (niet online)

We bewaren een aantal gegevens ook op onze website. Deze is (alleen) toegankelijk voor leiding. Nadat het lidmaatschap beeindigd is bewaren we enkele gegevens, om oudleden in de toekomst te kunnen benaderen voor bijzondere gelegenheden, sponsoring, etcetera.

Gezondheidsinformatie – kampen

Op kamp moet de (bege)leiding de zorg van thuis overnemen, denk aan voedselallergieën of medicijngebruik, en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Het is essentieel alle daarvoor noodzakelijke informatie overzichtelijk bij de hand te hebben (Zie: Identificeren voor medische zorg).

De informatie wordt bijgehouden in het 'medisch dossier' op de website in een beveiligde omgeving. De gegevens zijn in te zien door de leiding van de speltak van het kind en waar nodig de extra leiding die mee op kamp gaat. U kunt zelf bepalen wanneer de gegevens verwijderd worden.

De gegevens worden automatisch verwijderd zodra een lidmaatschap beeindigt.

Gezondheidsinformatie - opkomsten

Ook op de gewone opkomsten is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie zoals allergieën of medicijngebruik. Bespreekt u dit tijdig en volledig met het leidingteam en na overvliegen naar de volgende speltak ook met het nieuwe leidingteam.

Registratie van deelname

Inschrijving en betaling van kampen loopt via de website. De gegevens worden bewaard in een beveiligde omgeving, toegankelijk voor de leiding en de penningmeester. De deelname aan activiteiten bewaren we om een archief van onze activiteiten op te bouwen.

Online media

Op www.maasgroep18.nl worden cookies gebruikt voor het technisch functioneren van de website. Er vindt geen tracking en analytics plaats. De "affiliate program" websites waar naar doorgelinkt wordt (en de link naar Facebook) gebruiken wel tracking technologiën. Deze vallen niet onder verantwoordelijkheid van de Maasgroep. De Maasgroep heeft via de affiliate programma's alleen inzicht in omzet per produktgroep en niet in individuele aankopen of persoonsgegevens.

Beeldmateriaal

Maasgroep 18 maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten. Ons archief bewaren we online en is niet vrij toegankelijk. Na kampen worden foto's voor een beperkte periode met leden en ouders gedeeld. Bezoekers moeten bij het binnengaan van deze omgeving akkoord gaan met de regels die beschrijven dat afbeeldingen niet op publiek toegankelijk internet gezet mogen worden.

Sommige foto's worden gebruikt voor de promotie van Maasgroep 18 (op Facebook en de Maasgroep site). Hierbij maken we waar mogelijk gebruik van materiaal waarbij nadruk ligt op de groepsactiviteit en de resolutie van de afbeeldingen wordt verlaagd.

Het beeldmateriaal archief is alleen vrij toegankelijk voor leden (vanaf Matrozen-leeftijd) en Vrienden van de Maasgroep.

Communicatie

Het privacy beleid van Maasgroep 18 is beschikbaar via de website (dit document).

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over
wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid en inzage in gegevens

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (artikel 17 van de AVG) of inzage in gegevens (artikel 15 van de AVG) reageert Maasgroep 18 binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via info@maasgroep18.nl. Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.