Privacy beleid




Privacy statement

Je gegevens worden door ons zorgvuldig behandeld. Maasgroep 18 volgt het privacybeleid van Scouting Nederland en gebruikt het ledenadministratie systeem Scouts Online voor het beheren van persoonsgegevens. Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy

De overige onderdelen van ons privacybeleid hebben betrekking op persoonlijk identificeerbare informatie die Maasgroep 18 verwerkt buiten Scouts Online.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het online inschrijfformulier nieuwe leden. Alleen de teamleiders en gegevensbeheerders hebben inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt,

  • registeren we de gegevens in Scouts Online
  • registreert de penningmeester het bankrekening nummer in de incasso administratie (niet online)
  • wordt de inschrijving van de gewone website verwijderd

Gezondheidsinformatie – kampen

Op kamp moet de (bege)leiding de zorg van thuis overnemen, denk aan voedselallergieën of medicijngebruik, en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Het is essentieel alle daarvoor noodzakelijke informatie overzichtelijk bij de hand te hebben (Zie: Identificeren voor medische zorg). We maken gebruik van een formulier, het ‘medisch dossier’, dat per kamp dient te worden ingevuld door de ouders/verzorgers en ingeleverd bij de teamleider. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgeschermde ruimte en niet digitaal geregistreerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De formulieren worden jaarlijks na het laatste kamp vernietigd.

Gezondheidsinformatie - opkomsten

Ook op de gewone opkomsten is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie zoals allergieën of medicijngebruik. Maasgroep 18 heeft geen permanente registratie van deze ‘bijzondere persoonsgegevens’. Wij wijzen op het belang van het tijdig bespreken van juiste en volledige informatie met het leidingteam.

Registratie van deelname

Registratie van deelname aan activiteiten gebeurt per e-mail aan de algemene e-mail adressen van de onderdelen, toegankelijk voor de leiding van die onderdelen. Deze worden periodiek opgeschoond.

Een experimenteel systeem waarbij inschrijving en betaling via de website gaat wordt getest in 2019. Hierbij staan de gegevens in een beveiligde omgeving, toegankelijk voor de leiding van van het onderdeel en de penningmeester. Deze gegevens worden na twee jaar verwijderd.

Online media

Op www.maasgroep18.nl worden cookies gebruikt voor het technisch functioneren van de website. Er vind geen tracking en analytics plaats. De "affiliate program" websites waar naar doorgelinkt wordt (en de link naar facebook) gebruiken wel tracking technologiën. Deze vallen niet onder verantwoordelijkheid van de Maasgroep. De Maasgroep heeft via de affiliate programma's alleen inzicht in omzet per produktgroep en niet in individuele aankopen of persoonsgegevens.

Beeldmateriaal

Maasgroep 18 maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten. De foto's worden voor een beperkte periode online gedeeld via de website. Bezoekers moeten bij het binnengaan van deze omgeving akkoord gaan met de regels die beschrijven dat afbeeldingen niet op publiek toegankelijk internet gezet mogen worden.

Sommige foto's worden gebruikt voor de promotie van Maasgroep 18 (op facebook en de Maasgroep site). Hierbij maken we waar mogelijk gebruik van materiaal waarbij nadruk ligt op de groepsactiviteit en de resolutie van de afbeeldingen wordt verlaagd.

Het beeldmateriaal archief is alleen toegankelijk voor leden (vanaf Matrozen-leeftijd) en Vrienden van de Maasgroep, beschermd met password.

Communicatie

Het privacy beleid van Maasgroep 18 is beschikbaar via de website (dit document).

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over
wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid en inzage in gegevens

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (artikel 17 van de AVG) of inzage in gegevens (artikel 15 van de AVG) reageert Maasgroep 18 binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via info@maasgroep18.nl. Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.